視頻會議牽涉的問題還是比較多，相對與電話會議比較復雜，需要一套完整視頻會議維護措施，遇到視頻會議問題需要及時處理，是否有及時對于的相應服務機制。
1、視頻會議設備維護與服務。指定專門人員負責視頻會議系統的維護工作，并明確職責；如果有變化要做好工作交接及技術培訓。設備可能使用頻率并不高，所以需要按拍對應的保管人，以避免丟失。在召開視頻會議提前做大會前檢查設備是否能正常工作，建立出現問題解決辦法機制。
2、視頻會議日常維護注意事項。定期檢查網絡及視頻會議系統關鍵設備運行情況，使系統時刻保持在即開即用狀態。做到開會前，前提測試視頻會議效果，如攝像機的調整，開會不能在攝像機面前走動，在會議時出現故障應對措施，每次用完設備需要關閉相關電源，以及妥善處理措施等。
3、需要進行產品培訓。針對不同的人員不同層次人員進行培訓使用視頻會議，目的是確保每個人都能在自己參會與主持會議能夠快速、高效的進行視頻會議相關操作。
4、建立不同的等級維護制度。廠家建立不同的故障等級維護制度，確保快速解決問題。
5、創建常見問題處理庫。把常見的問題一一列出來，歸檔以便出故障問題時，及時調用資料對應的解決辦法。
6、視頻會議相關服務。及時更新產品升級服務，資料與補丁。
7、建立視頻會議工作協同機制：各分會場服從主會場統一指揮和調度，在每次會議后，都要將視頻會議使用情況及存在問題進行匯報，及時解決問題。
8、不得隨意拔插外設的線纜，以免造成設備損壞。
