視頻會議軟件與硬件配置有所不同，通常硬件視頻會議系統配置設備要遠高于軟件視頻會議配置，這里并不是說軟件視頻會議少于這么多的配置，只是對于用戶來講配置終端會降低很多，因這部分配置都由視頻會議廠商配置完成。大體視頻會議配置可分為以下幾個方面：電腦配置、音視頻設備、網絡資源、終端音視頻設備等決定。
視頻會議室配置終端
對于小型會議室。小型會議室通常是指面積小于50平方米，一般15人以下的會議室，小型 會議室設備配置盡可能簡單，以實用為主，利用吊掛的投影機或電視機作 為視頻輸出設備，電腦、同時配備帶音頻輸出的因科美E300或V電腦型全向麥克風
對于中型會議室。中型會議室，中型會議室通常是指面積在50～100平方米，15人以上60 人以下的會議室。其特點是多采用橢圓或長型會議桌，一般頂板不高，較 易安排需要吊裝的設備。中型會議室除配備視頻會議系統外，一般還要配 備會議音響系統、多麥克系統、顯示系統，攝像機，電腦、因科美E350全向麥克風等。
對于大型會議室。大型視訊會議室通常是指面積在100～200平方米，能夠容納60－300人的 會議室。攝像機、采集卡、會議主機、功放、調音臺、主席代表話筒、代表話筒、電腦、全向麥/音箱等。
視頻會議會場音視頻硬件配置
會場型終端音視頻設備分為以下幾類：視頻采集設備：攝像機、視頻采集卡、視頻壓縮卡。視頻采集卡主要負責視頻的數模轉換工作。視頻采集卡或壓縮卡通過PCI或USB接口安裝在終端電腦中。攝像機的視頻信號通過視頻采集卡或壓縮卡傳送到系統中。視頻輸出設備包括：投影儀、等離子電視機、液晶電視機等。音頻輸入設備包括：全向麥克風、有線麥克風+混音器、無線麥克風、界面麥等。音頻輸出設備包括：音箱、功放、調音臺等。
